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Secretária virtual

Do primeiro contato
ao próximo passo.

Atendimento, agenda e retornos com contexto para sua equipe. Implantamos uma Secretária virtual para organizar as conversas, orientar demandas e acompanhar o que ficou pendente.

Avaliar minha operaçãoVeja na rotina

Informações aprovadas. Encaminhamentos definidos. Acompanhamento NooviCrew.

O contexto segue com a conversa
Entrada

Uma dúvida. Um pedido. Um retorno.

Secretária virtual
Rotina definidaOrientar e organizar
Participação humanaEncaminhar com contexto
Fluxo ilustrativo. A atuação é definida para o seu negócio.

Quando o contato perde continuidade

A conversa muda de lugar.
A informação precisa seguir.

O atendimento envolve mais do que responder. Alguém precisa saber o que foi pedido, o que já foi combinado e o que ainda depende de uma pessoa.

  • 01

    As mesmas dúvidas interrompem o dia

    A equipe repete orientações enquanto outras demandas aguardam.

  • 02

    Pedidos de horário ficam em aberto

    A preferência do contato chega, mas falta organizar a confirmação.

  • 03

    Retornos dependem da memória

    Uma conversa fica pendente sem um próximo passo combinado.

  • 04

    Quem assume precisa perguntar tudo de novo

    O contato é encaminhado, mas o histórico relevante não acompanha.

Demonstração ilustrativa

Uma função.
Diferentes situações.

Explore exemplos de atuação. São situações independentes: o caminho de cada conversa depende do pedido e das regras aprovadas.

Primeiro contato

A dúvida ganha contexto.

O contato quer entender o serviço antes de seguir para uma conversa.

O que fica organizado
Motivo do contato e informações necessárias para a próxima etapa.
Próximo passo
Seguir o fluxo combinado ou levar à equipe o que precisar de conferência.
Exemplo de pedido
“Quero saber como funciona o serviço.”
Atuação do agente

O agente utiliza as informações aprovadas para orientar o contato e identificar o que ele procura.

  1. Pedido identificado
  2. Informações aprovadas
  3. Próximo passo definido

Quando a informação não está disponível, a demanda segue para conferência.

Solicitação de horário

Uma solicitação bem encaminhada.

O contato informa uma preferência de dia e período para conversar.

O que fica organizado
Pedido de horário, contexto da conversa e dados previstos no processo.
Próximo passo
Verificar disponibilidade e confirmar conforme as regras e as integrações validadas.
Exemplo de pedido
“Gostaria de conversar na quinta-feira à tarde.”
Atuação do agente

O agente organiza a preferência e os dados necessários à solicitação de agenda.

  1. Preferência recebida
  2. Solicitação organizada
  3. Confirmação a verificar

Uma solicitação registrada ainda não é um agendamento confirmado.

Acompanhamento

O assunto volta com um motivo.

Uma conversa ficou pendente de uma informação ou de um próximo passo.

O que fica organizado
O que ficou pendente e qual próximo passo pode dar continuidade à conversa.
Próximo passo
Orientar a continuação ou envolver a equipe quando houver negociação ou exceção.
Exemplo de pedido
“Vou conferir as informações e volto a falar com vocês.”
Atuação do agente

O agente organiza a pendência e retoma o contato conforme o motivo, a frequência e os critérios combinados.

  1. Pendência identificada
  2. Critério de retorno
  3. Continuidade ou encerramento

Frequência, pausas e encerramento dos retornos são definidos com a empresa.

Encaminhamento

A pessoa recebe o contexto.

O pedido exige uma decisão, foge das regras ou precisa de atendimento humano.

O que fica organizado
Solicitação, informações já compartilhadas e ponto que precisa de decisão.
Próximo passo
A equipe avalia o caso e orienta a continuidade do atendimento.
Exemplo de pedido
“Preciso falar com alguém sobre uma condição diferente.”
Atuação do agente

O agente organiza o motivo do pedido e o histórico relevante para o responsável previsto no processo.

  1. Exceção reconhecida
  2. Contexto reunido
  3. Equipe responsável

O encaminhamento organiza a passagem; o prazo de resposta depende da equipe.

Exemplos ilustrativos, sem dados de clientes. Informações, canais, integrações e critérios são definidos no escopo.

O que combinamos antes de operar

O agente tem uma função.
Sua equipe tem o controle.

O trabalho é definido junto com quem conhece a empresa. Clareza de atuação para o agente e de responsabilidade para as pessoas.

Rotinas que podem fazer parte do escopo

  • Orientações e primeiros contatos

    Dúvidas recorrentes, informações sobre serviços e coleta do contexto necessário.

  • Agenda e lembretes

    Solicitações, confirmações e lembretes conforme disponibilidade, regras e conexões aprovadas.

  • Retornos e próximos passos comerciais

    Acompanhamento do que ficou pendente, com motivos e critérios de contato definidos.

  • Histórico e encaminhamentos

    Organização das informações relevantes para a pessoa que vai dar continuidade.

Da avaliação ao acompanhamento

Sua rotina orienta
a implantação.

Implantamos em 4 semanas, contadas a partir da aprovação do escopo. A preparação é feita com sua equipe, e o acompanhamento continua depois.

  1. 01 — Avaliar

    Entender a necessidade

    A avaliação inicial verifica contexto e aderência. Havendo aderência, o diagnóstico gratuito aprofunda a rotina.

  2. 02 — Definir

    Aprovar o escopo

    A proposta reúne funções, canais, acessos e integrações. Regras de agenda e encaminhamento são combinadas.

  3. 03 — Implantar

    Validar os fluxos

    Sua equipe confere orientações, solicitações de horário e situações de exceção antes da entrada em operação.

  4. 04 — Acompanhar

    Cuidar da continuidade

    A NooviCrew monitora, corrige e ajusta a atuação. A evolução é combinada conforme as necessidades da empresa.

Perguntas antes de começar

A rotina é sua.
As regras também.

Quais conversas a Secretária virtual pode assumir?

Dúvidas recorrentes, primeiros contatos, solicitações de agenda e retornos previstos no escopo. Informações permitidas, tom de voz e situações que precisam de uma pessoa são definidos com sua empresa.

Ela confirma horários na agenda que já utilizamos?

Avaliamos a agenda e a viabilidade da integração durante o diagnóstico. Organizar uma solicitação e confirmar um horário são ações diferentes. A confirmação depende da disponibilidade, das regras e das conexões aprovadas.

O que acontece quando falta informação ou alguém pede uma pessoa?

O pedido e o histórico relevante são organizados para o responsável definido. O fluxo não precisa terminar antes de envolver a equipe. O prazo de resposta humana depende da disponibilidade e da organização do negócio.

Como são definidos os retornos e o encerramento das conversas?

Combinamos os motivos para retomar um contato, a frequência, as situações de pausa e os critérios de encerramento. Não existe uma cadência única para todos os negócios ou pedidos.

O que minha equipe precisa aprovar?

As informações usadas nas respostas, os acessos necessários, as regras de agenda e os critérios de encaminhamento. Os fluxos são validados com a equipe antes da entrada em operação.

Quem acompanha o agente depois da implantação?

A NooviCrew acompanha o trabalho com monitoramento, correções e ajustes. Novas funções e mudanças de escopo são avaliadas e combinadas com você.

Comece pela sua rotina

Onde seu atendimento
precisa de continuidade?

Conte como os contatos chegam, o que mais interrompe a equipe e quais retornos ficam pendentes. A avaliação inicial ajuda a entender se esta atuação faz sentido para o seu negócio.

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